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Foto: cyano66

Unternehmen sind nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung (GoBD) dazu verpflichtet, gewisse E-Mails zu archivieren. Aber wie macht man das am besten?

Mails die als Handelsbriefe gelten, müssen sechs Jahre gespeichert werden. Mails, die steuerrechtlich relevant sind, wie Inventare oder Jahresabschlüsse, zehn Jahre. Dabei reicht es nicht mehr, eine E-Mail einfach ausgedruckt aufzubewahren. Sie müssen jederzeit in der Form wieder aufrufbar sein, in der sie eingegangen oder ausgegangen sind. Die einfachste Lösung ist, sich einen Archivierungsdienst zu besorgen.

Unternehmen, die solche Dienste leisten, bieten eine rechtssichere Ablage von Nachrichten und Anhängen. Man sollte darauf achten, dass die Daten auf deutschen Servern gespeichert werden. So unterliegen sie auch der deutschen Rechtsprechung. Die Unternehmen gewährleisten auch, dass die Daten nach den Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gespeichert werden.

Selbstverständlich bekommst auch du Zugriff auf das Archivierungsprogramm. Eine Installation dauert etwa zwei Tage, da natürlich erst einmal bereits bestehende Mails mitgesichert werden. Mit dem Programm kann leicht eine Nachricht gesucht werden, zum Beispiel auch wenn man nur einen Rechnungsbetrag kennt. Das Programm kann die passende E-Mail finden. Alle Aktionen werden aufgezeichnet, um im Fall der Fälle rechtskräftige Nachweise bieten zu können. Meistens gibt es auch die Möglichkeit, ein gesondertes Zugriffsrecht für Prüfer einzurichten.

Ein weiterer Vorteil eines solchen Archivierungsprogramms: es gibt automatisch auch Back-Ups jeder einzelnen E-Mail und du kannst sie selbst mit nur einem Klick wiederherstellen. Auch die Zeit der Wiederherstellung wird verkürzt, da auf deinem E-Mail-Server weniger Daten gespeichert werden müssen. So sind auch deine Postfächer nicht ständig voll.

Ein Archivierungsprogramm kann also viele Vorteile bringen und es lohnt sich meistens, sich darüber zu informieren. Selbstverständlich gibt es solche Dienste nicht nur für geschäftliche, sondern auch für private E-Mail-Konten.