E-Rechnung Pflicht: Was KMU ab 2027 beachten müssen

Seit Januar 2025 kommen in vielen Betrieben die ersten XML-Dateien im Postfach an, und keiner weiß so recht, wohin damit. Ab 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere Unternehmen selbst als E-Rechnung schreiben, ab 2028 alle. Hier lesen Sie, welche Fristen gelten, was Ihre IT können muss und wo es in der Praxis hakt. Stand: November 2026.

E-Rechnung Pflicht: die Fristen auf einen Blick

Die Regeln stehen in § 14 und § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG). Sie gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Seit 1. Januar 2025: Empfangen. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können. Ihre Zustimmung braucht der Absender dafür nicht. Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht.
Bis 31. Dezember 2026: Senden nach alter Art erlaubt. Sie dürfen für Leistungen aus 2025 und 2026 noch Papierrechnungen schicken oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen.
Ab 1. Januar 2027: Pflicht für größere Betriebe. Wer im Vorjahr (also 2026) einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro hatte, muss B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Ausnahme: Rechnungen per EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 erlaubt.
Bis 31. Dezember 2027: Schonfrist für kleinere Betriebe. Lag Ihr Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie noch ein Jahr länger Papier oder (mit Zustimmung) PDF verschicken.
Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle.

Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen weiter als normale Rechnung, zum Beispiel auf Papier, ausgestellt werden. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Ein Detail, das gern übersehen wird: Die Übergangsregel für 2026 hängt am Datum, an dem die Rechnung verschickt wird. Laut Gesetzestext darf die Papier- oder PDF-Rechnung für eine Leistung aus 2026 nur „bis zum 31. Dezember 2026“ übermittelt werden. Wer als größerer Betrieb die Dezember-Leistungen erst im Januar 2027 abrechnet, braucht dafür also schon die E-Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm entspricht. Praktisch heißt das: Die Rechnungsdaten stecken maschinenlesbar in einer XML-Datei.

Die zwei gängigen Formate:

XRechnung: reine XML-Datei. Ohne passende Software sehen Sie nur Code.
ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Sie sehen eine normale Rechnung, die Software liest die Daten. Zulässig ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Eine normale PDF-Rechnung, ein Scan oder ein Foto sind keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Beim hybriden ZUGFeRD-Format ist der XML-Teil maßgeblich, nicht das Bild.

E-Rechnung empfangen: was Ihr Betrieb technisch braucht

Für Sie zählen vier Schritte: empfangen, prüfen, archivieren, weitergeben.

1. Empfangen. Der Gesetzgeber schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Die IHK für Rheinhessen schreibt, ein E-Mail-Postfach dürfte daher zunächst ausreichen. Sinnvoll ist ein eigenes Rechnungspostfach, etwa rechnung@ihrbetrieb.de, statt dass Rechnungen bei fünf Mitarbeitern verstreut landen.

2. Prüfen und lesbar machen. Eine XRechnung können Sie nicht einfach doppelklicken. Sie brauchen ein Programm, das die XML-Datei anzeigt und die Pflichtangaben prüft. Viele Buchhaltungs- und Warenwirtschaftsprogramme können das inzwischen, manche nur mit Zusatzmodul.

3. Archivieren – GoBD-konform. Der strukturierte XML-Teil muss im Original und unveränderbar aufbewahrt werden. Laut IHK Pfalz reicht es nicht, nur eine lesbar gemachte PDF abzulegen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres, die GoBD gelten. Ein normaler Ordner auf dem Server, in dem jeder Dateien löschen oder überschreiben kann, erfüllt das in der Regel nicht.

4. Weitergeben an Buchhaltung und Steuerbüro. Ob Sie mit DATEV, einer anderen Buchhaltungssoftware oder Ihrem Steuerbüro arbeiten: Die E-Rechnung muss als XML dort ankommen, nicht als ausgedruckte und wieder eingescannte Kopie. Klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, welchen Weg sie erwartet.

Typische Stolpersteine aus der Praxis

Rechnungen landen in persönlichen Postfächern. Wenn der Kollege im Urlaub ist, bleibt die Rechnung liegen, und Skonto ist weg.
XML wird gelöscht, PDF behalten. Wer nur die „schöne“ Ansicht speichert, hat das eigentliche Original nicht archiviert.
Der Spamfilter sortiert XML-Anhänge aus. Unbekannte Anhänge werden von Sicherheitssystemen manchmal blockiert. Das muss sauber eingestellt sein, ohne die Sicherheit aufzuweichen.
Das Archiv hängt am Backup. Ein Backup ist kein Archiv. Ein Backup wird überschrieben, ein Archiv muss acht Jahre unverändert bleiben.
Die Software kann es „irgendwann“. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter jetzt, ob Ihre Version E-Rechnungen erzeugen und lesen kann, und ab wann. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, hat nur noch bis Jahresende Zeit.
Niemand weiß, wer zuständig ist. Buchhaltung, Steuerbüro, Softwarehaus und IT schieben das Thema hin und her.

Wo Ihr IT-Dienstleister hilft – und wo nicht

Die steuerliche Frage, was auf eine Rechnung gehört und welche Frist für Sie gilt, klärt Ihr Steuerbüro. Die technische Seite ist Sache Ihrer IT:

Rechnungspostfach einrichten und Weiterleitungsregeln so bauen, dass jede Rechnung an der richtigen Stelle ankommt, auch bei Urlaub und Krankheit.
E-Mail-Archivierung, zum Beispiel mit MailStore: Eingehende Mails samt XML-Anhang werden automatisch und unveränderbar archiviert und bleiben durchsuchbar. Ob das Mailarchiv für Sie als alleiniges Rechnungsarchiv reicht oder zusätzlich ein Dokumentenmanagement nötig ist, besprechen Sie am besten zusammen mit Ihrem Steuerbüro. Mehr dazu im Beitrag E-Mail-Archivierung ist Pflicht.
Software-Auswahl: Welche Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Branchensoftware kann XRechnung und ZUGFeRD lesen und schreiben, und passt sie zu Ihrem Steuerbüro?
Sicherheit und Datensicherung: Archiv und Buchhaltungsdaten gehören in die Datensicherung, mit Kopie außer Haus.
Dokumentation: Für die GoBD brauchen Sie eine Verfahrensdokumentation. Dafür muss klar beschrieben sein, wie Rechnungen ankommen, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Mehr dazu: IT-Dokumentation für KMU.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information zum Stand November 2026 und ersetzt keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Muss ich als kleiner Betrieb jetzt schon E-Rechnungen empfangen können? Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Eine Übergangsfrist gibt es nur für das Ausstellen.

Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften? Nein. Archiviert werden muss die elektronische Rechnung im Original, also der XML-Teil, unveränderbar und acht Jahre lang. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Kopie genügt nicht.

Was ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide sind zulässig. ZUGFeRD ist für Empfänger ohne passende Software angenehmer, weil man die Rechnung als PDF lesen kann. Die XRechnung ist eine reine Datendatei und braucht immer ein Anzeigeprogramm. Entscheidend ist, was Ihre Software und Ihre Kunden verarbeiten können.

Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen schreiben? Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2027. Lag er darunter, spätestens ab dem 1. Januar 2028. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.

Kann ich weiter PDF-Rechnungen per Mail verschicken? Bis Ende 2026 ja, mit Zustimmung des Empfängers. Danach nur noch, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug, und auch dann nur bis Ende 2027.

Bringen Sie Ihren Rechnungseingang in Ordnung, bevor die Frist drückt

Rufen Sie uns an: 06581 81 99 746, Mo–Fr 7:30–17:30 Uhr. Im kostenlosen IT-Check schauen wir uns an, wie Rechnungen bei Ihnen heute ankommen, wo sie liegen und was für eine saubere Archivierung und Weitergabe fehlt. Danach wissen Sie, was bis Jahresende zu tun ist.

E-Rechnung für KMU: Was jetzt Pflicht ist und was Ihre IT dafür braucht