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Foto: AndreyPopov

Das geht automatisch!

Wie ein Programm uns den Alltag erleichtern kann.

 

Du kennst das vielleicht – jeden Tag sortiert man Dokumente und bekommt per E-Mail andauernd neue dazu. Ein nicht endender Prozess. Aber es gibt ein Geheimnis: Du musst es nicht mehr selbst machen!

Heutzutage gibt es Systeme, die eigenständig Dateien sortieren. Das sind sogenannte Dokumenten-Management-Systeme, die man individuell auf das eigene Unternehmen anpassen kann.

Hiermit kann man ohne weiteren Aufwand sicher sein, dass alles automatisch rechtskonform verarbeitet sowie richtig sortiert, virtuell aneinander getackert und abgelegt wird. Das Versionieren von Daten und das Teilen von Dokumenten geht ganz leicht und oft gibt es die Möglichkeit z.B. Worddokumente oder Scans direkt in das System zu speichern. Das Ganze spart im Übrigen richtig viel Papier!

Manche dieser Systeme machen sogar automatische Back-Ups: Im Notfall kann man alle seine Daten also leicht wiederherstellen. Wichtig ist lediglich zu überlegen, ob du deine Daten auf einem externen Server speichern lassen willst, oder bei dir vor Ort.

Dank Suchfunktionen und Texterkennungen kann im System ein Dokument blitzschnell gefunden werden. Für unterwegs gibt es oft Apps zur Nutzung des Programms auf dem Smartphone. Wenn du dein Dokumenten-Management-System mit anderen Programmen, wie einem Warenwirtschaftssystem, verknüpfen willst, existieren dafür passende Schnittstellen.

Du siehst, die ganze Arbeit musst du dir nicht mehr allein machen! Lass dich von einer Software beim Aufräumen unterstützen – und ließ stattdessen lieber ein gutes Buch.